【幹事必見】新年会の案内状・招待状の書き方や文例集

新年会の幹事になってしまったけど
招待状や案内状の書き方やマナーがわからないという幹事さん必見

会社や町内で行われる新年会の招待状・案内状の書き方、
マナー、気をつける事をご紹介。

社内用・社外用の手紙や回覧に使える文例集もご参考にしてみてください。

運悪く幹事に抜擢されてしまった・・・

幹事に抜擢されてしまった

当番制で回ってくるのか、はたまた一番若手が選ばれるのか、くじやじゃんけんで負けたなどなど
新年会の幹事に抜擢されてしまったと落ち込んでいる皆さん。

新年会の案内状・招待状の書き方や送り方、テンプレートで
悩んでいませんか?

会場や出し物、景品など色々決めることがたくさんあると思うので
招待状はサクッと作っていきましょう。

意外と色んな意味がある新年会の案内状・招待状の役割

招待状・案内状の役割

案内状や招待状と一言に言っても、実は重要な役割があります。

・相手に新年会がある事、日時や会費、場所を知らせる
・どうぞご参加くださいと相手を招待する
・相手の出欠を確認し、人数を把握する

紙切れ一枚、メール一通ですが、けっこう大切な目的があるのがわかりますよね?
特に3つ目の人数把握は、座席数を把握するために
早くわかっていないとメニューの予約や座席の確保ができません。

ここで一つでも欠けていると、回覧や手紙をまた出さなければいけないので
二度手間、三度手間になってしまい
相手の機嫌を損ねたり、自分の評価が下がったりするので注意しましょう。

コレで安心!新年会の案内状・招待状書き方マナー

新年会の招待状・案内状を送るときに気をつける事

いつころまでに相手に送る?回覧をまわす?

新年会は年を挟んですぐ行われることもあるので、
できれば開催予定日の1ヶ月前まで、遅くても2週間前には
案内状・招待状を相手に送っておきたいところ。

新年会の案内状・招待状の構成

①拝啓などの文句(省略も可。最初に拝啓を持ってきた場合、文末は敬具で終わります)
②ねぎらいの言葉やいつもお世話になっています等
③新年会を開く事をお知らせ
④日時、場所、会費、会費の集め方、簡単な地図
⑤出欠連絡方法と締め切り日
⑥キャンセルは○○日までなどの連絡事項。

⑤の出欠連絡方法は、往復はがきを利用したり、
締め切り日までに直接幹事へ!電話やFAXで連絡でもいいですし、
メールなら返信で出欠を連絡してください、
回覧する場合は参加する人は、下記に名前を書いてください
でも大丈夫です。

参加する人の漏れがないようにする事が一番大事。

幹事さん必見!新年会の案内状・招待状の文例テンプレート集

社内で行う新年会の案内状・招待状を送る場合の文例集

社内宛の新年会招待状・案内状

①毎日お仕事おつかれさまです。

今年も残すところあとわずかとなりました。
さて、平成○○年の新年会の日時が下記の通り決まりましたので
ご連絡申し上げます。

新しい年をみなさんで楽しく迎えましょう。

年明けの忙しい時期ではありますが、
皆様ご参加の程よろしくお願い申し上げます。

日時 平成○○年○月○日
時間 ○時~(受付開始 ○時○分)
場所 居酒屋○○○
(△△駅北口より徒歩3分)
○○市○○町1-1-1
tel:00-0000-0000

HP:http://www.~

地図を載せられる場合は載せておく

会費 5,000円(当日集めます)

幹事:○○○○○○
(内線111)

*恐れ入りますが、○月○日までに出欠をご連絡ください。

②あけましておめでとうございます。

新年を迎え、この一年の抱負を語り合い、更なる飛躍の糧として頂くため
新年会を下記の通り予定しております。

ご多用中とは存じますが、是非ご出席くださいますようお願い申し上げます。

日時 ○月○日
時間 午後19:00~
場所 ○○○○
○○市○○町1-3-5
電話:00-0000-0000

○○で予約を取っています。

地図を掲載

会費 5,000円(○月○日に集めますのでご準備のほどよろしくお願いします)

*なお、会場準備の都合上、○月○日までにご都合をお知らせいただけますと幸いです。

社内回覧で新年会の案内状・招待状を送る場合の文例集

回覧で新年会招待状・案内状

毎日お仕事お疲れ様です。
さて、平成○○年○○営業所の新年会を下記の通り計画しております。
新しい年の目標を掲げ、決意を新たにしたいと思っております。

年明けの忙しい時期ではありますが、
皆様ご参加の程よろしくお願い申し上げます。

日時 平成○○年○月○日
時間 ○時~(受付開始 ○時○分)
場所 ○○○亭
(△△駅北口より徒歩1分)
○○市○○町1-2-3
tel:00-0000-0000

HP:http://www.~

地図を載せられる場合は載せておく

会費 5,000円

幹事:○○○○○○
(内線111)

*恐れ入りますが、○月○日までに出欠と会費を提出してください。

取引先など社外の人誘う場合の新年会の案内状・招待状を送る場合の文例集

社外宛の新年会招待状・案内状

拝啓

謹んで新年のお慶びを申し上げます。
旧年中はひとかたならぬご厚誼にあずかり心より感謝いたしております。
本年も変わらぬご愛顧の程よろしくお願い申し上げます。

つきましては、新年のご挨拶としまして、
下記のとおりお食事の席をご用意させていただきました。

新年を迎え、ご多忙とは存じますが、
是非ともご出席賜りますようお願い申し上げます 。

敬具

日時 平成○○年○月○日
時間 ○時~(受付開始 ○時○分)
場所 ○○○○ホテル 松の間
(△△駅北口より徒歩3分)
○○市○○町3-2-1
tel:00-0000-0000

HP:http://www.~

地図を載せられる場合は載せておく

会費 5,000円(当日会場にて受付)

*なお、準備の関係上、ご出欠を○月○日までに、
FAXにてご連絡いただきますようお願いいたします。

町内の回覧で新年会の案内状・招待状を送る場合の文例集

町内回覧で新年会招待状・案内状 -

拝啓

謹んで新年のお慶びを申し上げます。

旧年中は、○○町内会の行事ならびに地域活動にご協力頂き
心より御礼申し上げます。
本年も変わらぬご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

さて、このたび○○町内会では、旧年中の労を労うと共に
皆様の親交を深めていただく為に、新年会を催したいと思います。

ご多忙中とは存じますが
是非ご出席くださいますよう よろしくお願いいたします。

敬具

日時 ○月○日
時間 ○時~
場所 ○○○○
○○町1-2-1
tel:00-0000-0000

地図

会費 5,000円
会費は後日お伺いいたします。

*なお、ご出欠を○○月○○日までに、幹事の○○ ○○○○まで
連絡いただけますようお願いいたします。

まとめ

いかがだったでしょうか?
今回は、新年会の案内状・招待状の書き方や文例集をご紹介いたしました。
幹事は何かと大変ですが、気配り上手になれるチャンスですので
がんばりましょう!